A tárolás egy stratégiai feladat: digitális megőrzés felhő rendszerben

Több nyilvános intézmény, szervezet ma már kihelyezi, kiszervezi az információs technológiai ellátását külső ellátóknak. Ez alól a kulturális örökség intézményei sem kivételek, de csak csekély információ áll rendelkezésünkre tanácsokból és tapasztalati tényezőkből, ami segíti a döntéshozatalt. A esettanulmány célja az, hogy dokumentálja a döntéshozatalt a National Library of New Zealand’s National Heritage Archive intézményének tárolás kihelyezése kapcsán, ezáltal tapasztalati tanácsokkal segítve más olyan intézményeket, melyek ilyen jellegű változtatás előtt állnak.

Először is tisztázni kell, hogy mit is jelent a felhő alapú számítástechnika: egy modell, ami képes mindenütt elérhető lenni, kényelmes, ezen kívül on-demand hálózati belépésre is lehetőséget biztosít a megosztott számítógépes erőforrásokhoz. A kapacitása elegendő, hogy a felhasználót ellássa a feldolgozási, tárolási, hálózati és más alapvető számítógépes erőforrásokkal, ahol a felhasználó képes telepíteni és futtatni tetszőleges számú szoftvert. A felhasználó nem tudja kezelni az alap felhő infrastruktúrát, csupán a vezérlő rendszereket, applikációkat. Négy féle telepítési modellt különböztethetünk meg: privát, közösségi, nyilvános és hibrid. A cikk szempontjából a privát releváns, amely esetben a felhő infrastruktúra egy egyszerű szervezet exkluzív használata számára vehető igénybe leginkább.

A világszerte kormány promóciót élvező felhő alapú számítástechnika használata a kulturális örökségeket őrző intézmények között csak lassan terjed. Az új-zélandi NDHA talán az első, amely kezdeményezte a nemzeti kulturális örökség gyűjteményeknek tárolási kiszervezését. Mindazonáltal az első ezzel kapcsolatos publikációk Nagy-Britanniához köthetőek. A United Kingdom National Archives egy guideline-t adott ki a dokumentum archiválásra vonatkozóan. Három alapvető feltételt fogalmaztak meg ezzel kapcsolatban:

• az első az volt, hogy elvárt, hogy az gyűjteményi adat elvárt megőrződjön és hozzáférhető legyen a jelenlegi technológia vagy szolgáltatás ellátó egész kereskedelmi élettartama alatt
• a második szerint egy fájl vagy adat elvesztése, rongálódása, elromlása esetén nem elegendő a csupán pénzügyi kompenzáció
• a harmadik szerint pedig mintegy megerősítendő a fenti két szabályt, szükséges előre tisztázni a kilépési lehetőségeket.

Ezen felül a szervezet még hosszú listán keresztül sorolja fel a kihelyezés előnyeit, melyek közül kiemelkedik a digitális megőrzés olyan perspektívája, amely lehetőséget tud biztosítani a tárolási kapacitás megnövelésére. Maga az NDHA 2008-ban indult, a National Library of New Zealand-nak abból a megfontolásából, hogy szükséges egy repozitóriumot építeni, hogy digitális archívumuk is legyen. Ez az esettanulmány egy nagyobb kutatáshoz kapcsolódva jött létre (InterPares Trust), melynek célja egy elméleti és gyakorlati keretrendszert adjon a helyi, nemzeti és nemzetközi politikák, folyamatok, szabályok, standardok és törvényhozás fejlesztésére, hogy megbízható digitális rekordok és adatok szülessenek a globális környezetben. Abból a célból, hogy megbizonyosodhassunk az állandó digitális memória szükségességéről, különösen fontos az új-zélandi digitális memóriatárolás és kihelyezése döntési folyamatának vizsgálata.

Interjúmódszerrel kutatták az előnyöket. A megkérdezettek közül néhányan kiemelték, hogy a kihelyezés éppen jókor jött, hiszen a házban lévő IT infrastruktúrát fejleszteni kellett és a tárolási kapacitással is gondok voltak. Sokan ezt a fejlesztést egy úttörő erőfeszítésként jellemezték, hiszen korábban nem használtak digitális megőrzési rendszereket, amit sablonként használhattak volna. Ezen kívül előnye még, hogy a hardware már a legújabb, ellentétben a házon belüli IT adottságokkal, hiszen a szolgáltató érdeke, hogy minél jobb szolgáltatást nyújtson, még a házon belüli IT rendszerek a szervezet pénzügyi lehetőségei mentén alakulnak. Ezen kívül a szolgáltató mindent megtesz, hogy az igénybevevő minden igényét kielégítse, mint például, ha nagyobb tárolási kapacitásra van szüksége a szolgáltató ezt minél hamarabb igyekszik elintézni, ellentétben a házon belüli kérésekkel, ahol ez, ha megvalósul, akkor hosszú folyamat eredménye. Emellett a digitális megőrzési tevékenységek költségei is sokkal átláthatóbbak.

Az interjúk során két kihívás jelent meg összekapcsolódva a foglalkozási kultúrával és a finanszírozással. A foglalkozási kultúra kapcsán felmerült, hogy azok a személyek, akiket leginkább érint ez a kérdés, ők kapnak a legkevesebb beleszólási, véleményezési lehetőséget. Ez a szembenállás a információmenedzserek és a információs technológiai szakértők között visszavetheti a kialakulási lehetőségét a digitális megőrzésnek, így a könyvtáraknak és archívumoknak meg kell érteniük a technológiát és az infrastruktúrát mélyebben, hogy képesek legyenek kiállni ennek szükségessége mellett, hiszen nekik kell fellépni egyfajta közvetítőként a két szembenálló fél között. A másik nagy kihívás a finanszírozási modell. Ennek kapcsán felmerült a házon belüli fizetés a tárolási ellátás helyett a szolgáltatónak való fizetés a szolgáltatásért kihívása. A fenntartáshoz és működéshez szükséges összeget a központból kapják, így még nehezebb egy új, fizetős rendszert kiépíteni. A rendszer többletköltségeket igényel, de azok hosszútávon megtérülnek és megoszthatóak a szolgáltatások között.
Maga a kulturális örökség intézmények abban különböznek a többi intézménytől, amely igénybe vesz felhő alapú számítástechnikát, hogy nagyobb adatmennyiséget kell tárolniuk, sokkal hosszabb időtartamon keresztül, így szükséges számukra egy olyan szolgáltatás, amely biztos megőrzést és szolgáltatást ígér.

Összességében megállapítható, hogy az információ menedzsereknek más szakértőkkel együttműködve figyelemmel kell kísérniük a változásokat, reagálniuk kell ezekre. Az új, megváltozott környezet, melyben a házon belüli szolgáltatások egy részét egy harmadik fél veszi át, kihívások elé állítják az információs menedzsereket, melyekre még nem tudnak megfelelően reagálni, ezért is fontos a kommunikáció a felek között.


Forrás: Gillian Oliver, Steve Knight: Storage is a strategic issue: Digital preservation in the cloud (Elektronikus forrás: http://www.dlib.org/dlib/march15/oliver/03oliver.html) Letölés dátuma: 2016. március 21.