Igen, lehet olyan bonyolult a könyvkölcsönzés, sőt, a többi, nagyon egyszerűnek látszó könyvtári folyamat is. Aki még nem készített ilyet, máris tegyen egy próbát! Meg fog lepődni, hogy hányféle kérdést kell tisztázni, mielőtt átnyújthatjuk a kért könyvet az olvasónak.
Mit ad nekünk a jó folyamatábra?
- áttekinthetővé teszi a bonyolult folyamatokat
- segít felismerni a folyamatban rejlő csapdákat
Aki látta az Agymenők sorozatot,talán emlékszik arra a jelenetre, amikor Sheldon telefonon vitatkozik valakivel, szobatársa pedig felrajzolja neki a folyamatábrát, amelynek megfelelően a vita folyik. Ahogy Sheldon megérti, hogy végtelen ciklusba került, megváltoztatja a beszélgetés menetét, hogy lezárhassa az eszmecserét.
- segít felismerni, hol lehet ésszerűsíteni, javítani, hol vannak felesleges pontok
Van-e olyan pont, ahol sokáig állhat a folyamat? Nincsenek-e indokolatlanul sokan a résztvevők? Van-e olyan résztvevő, akinek voltaképpen nem is kellene benne lennie a folyamatban?
- az új belépők betanításában nagyon hasznos
Sokkal egyszerűbb ismertetni a munkafolyamatokat az új kollégával, ha tiszta és világos leírásokat adhatunk a kezébe, így sok magyarázkodást és sok időt spórolhatunk meg magunknak.
- kiváltja az „ezt mindenki tudja”; „ezt mindig így csináljuk” felfogást és visszakereshetővé teszi a folyamatokat
Igaz, hogy a szokás nagy úr, de nem indok arra, hogy soha semmin ne változtassunk.
- összefüggések felismerése
- felelősségek felismerése
Egy jó folyamatábrából kiderül,hogy kik járulnak hozzá a folyamatok előrehaladásához, kik döntenek a kritikus pontokban a továbbhaladásról.
Hogyan kell folyamatábrát készíteni?
Nagyon sokféle van és sokféle szerkesztő közül választhatunk. Használjunk színeket, lehet információhordozó a betűtípus is; mi több, ezek kicsit barátságosabbá is teszik az ábráinkat. Fontos, hogy az ábra csak annyira lehet bonyolult, hogy a felhasználók könnyen, lehetőleg első ránézésre megértsék.
Ha az ábra nem fér el egy oldalon, akkor valószínű, hogy már túl bonyolult. Ilyenkor sincs azonban veszve semmi: bontsuk a folyamatot kisebb részekre.
Ha elkészítjük a munkafolyamataink folyamatábráit, nagyon sokat teszünk azért, hogy azokat a folyamatokat megértsük és akár javíthassuk is. Érdemes tehát ceruzát ragadni és színes téglalapok, rombuszok és nyilak seregével láthatóvá tenni, hogyan is dolgozunk.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése