Ha meghalljuk a „folyamatmenedzsment” szót, valószínűleg megjelenik lelki szemeink előtt egy öltönyös/kosztümös ember, aki naphosszat a számítógépre mered, aztán tart egy homályos prezentációt, tele nehezen értelmezhető állításokkal és diagramokkal, a végén pedig az egészből nem valósul meg semmi, mert az öltönyös/kosztümös embernek fogalma sincs a valódi munkáról. A valódi munkát ugyanis az alulfizetett munkatársak végzik.
Valóban csak egy hókuszpókusz lenne a folyamatmenedzsment?
Egyértelműen nem az. Ezt is lehet rosszul csinálni, mint ahogyan főzni is lehet rosszul, de bizonyos, hogy a jól alkalmazott folyamatmenedzsment eszközök segítségével egyszerűbb, gyorsabb, olcsóbb és eredményesebb lehet a munka.
Mit is tesz az, aki folyamatmenedzsmenttel foglalkozik? Nyilván a folyamatokkal „csinál valamit”: kicsit talán jobban hangzik, ha azt mondjuk, hogy a folyamatokat gondozza, állandóan javítja.
Egy könyvtárost valószínűleg nem kell sokáig győzködni arról, hogy a munkafolyamatokat időnként javítani érdemes. Milyen okok kényszeríthetnek minket erre?
1. Technikai fejlődés. Gondoljunk csak arra, hogy régen cédulakatalógust használtunk, ma pedig integrált könyvtári rendszert: egészen másként kellett dolgozni a cédulákkal, mint ma a számítógépes rendszerrel. A leltározás is sokkal könnyebb és gyorsabb az RFID azonosítók segítségével. Ha tehát követjük a technikai változásokat, akkor emiatt biztosan megváltoznak munkafolyamataink.
2. Új tudás. Sokkal többféle feladatot lehet rábízni egy olyan kollégára, akinek alapos szakmai tapasztalata, nyelvismerete van. Így az addig két-három ember között elosztott feladatok egy kézben összpontosulhatnak.
3. Kényszerűség. Ha létszámcsökkentéssel nézünk szembe, akkor mindenki kénytelen lesz új feladatokat is átvenni és megtanulni.
Nem érdemes azonban várni arra, hogy valami megváltozzon: amit már régóta ugyanúgy csinálunk, az biztosan megérett a felülvizsgálatra.
Gondoljuk át, írjuk le a folyamatokat! Rajzoljunk folyamatábrákat: ezek segítségével könnyebb megtalálni, hol vannak a folyamat kritikus pontjai, ahol az lelassulhat, vagy akár hosszabb ideig állhat is. Könnyebb lesz meglátni, hogy hol kínálkozik lehetőség egyszerűsítésre.
Fontos, hogy a leírások és ábrák elkészítésében részt vegyenek azok a munkatársak, akik azzal a folyamattal napi szinten foglalkoznak, hiszen ők ismerik az összes részleteket. Az elkészült anyagot pedig érdemes megmutatni egy kívülállónak, aki meg tudja mondani, hogy hol logikátlan a leírás, mi hiányzik belőle, mit nem lehet érteni. Ez a visszajelzés különösen értékes lehet.
A javítási lehetőségeket nemcsak abból a szempontból kell megvizsgálni, hogy egyszerűsítené-e a folyamatot. Vajon rendelkezésre áll-e a javításhoz megfelelő munkaerő? Nem befolyásolná-e indokolatlanul negatívan a változtatás a kollégákat? Mert jó gondolat az ésszerűsítés, de a munkakörök változatossága is legalább olyan fontos, ha nem akarjuk, hogy a kollégák belefásuljanak a feladatok egyformaságába.
A leírások arra is nagyon jók lesznek, hogy felmérhessük, milyen a kapcsolatunk más osztályokkal a szervezeten belül. Kik a legfontosabb partnereink? Kik azok, akikkel érdemes lenne együtt dolgozni, de eddig mégsem tettük? Mit látnak belőlünk ezek a partnerek? (Érkező számlákat, könyveket? Adatbázis-szolgáltatónak tartanak minket? Értékes partnerek vagyunk számukra, vagy láthatatlan háttérintézmény?)
Amennyiben elemezzük a folyamatainkat, jobban meg fogjuk érteni, mit csinálunk, könnyebb lesz elmagyarázni egy feladatot új belépőnek, könnyebb lesz a feladat fontosságáról meggyőzni a munkatársakat. Ha világosan látják, hogy a folyamat gyorsasága szinte kizárólag azon áll vagy bukik, hogy náluk mennyit áll egy feladat, egészen más szemmel fognak arra a feladatra nézni és sokkal kisebb lesz az esély a továbbiakban arra, hogy azt félretegyék.
A kollégák meggyőzése, bevonása nélkül a folyamatmenedzsment valóban csak hókuszpókusz marad. Csak akkor lesz eredménye a munkánknak, ha meggyőzzük a munkatársakat arról, hogy érdemes félretenni az eddigi rutint és alkalmazni az újításokat.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése