Megőrzési kihívások a digitális korban

A növekvő digitális média átjárhatósági képessége számos kihívást hordoz. A digitális anyagok kockázatosabbak, mint az analógok,  rövidebb élettartamuk miatt. A digitális anyagok megőrzése nem csak az átjárható fájlok anyagai miatt fontos, hanem a hozzáférésről való gondoskodást is figyelembe kell venni. A digitális anyagok rövidebb élettartama miatt ezek ténylegesen minél korábbi megőrzést igényelnek.. Az egyik legnagyobb különbség a digitális és analóg megőrzés között éppen az, hogy a digitális anyagok aktívabb és gyorsabb közbelépést igényelnek. Az optimális megőrzési stratégia tekintetében az egyes szervezeteknél eltérnek a követelmények a források és az adatok típusai szerint. Minden stratégia a saját maga kihívásával jár, sok közülük függ vagy beleillik valamilyen más kihívásba. A cikk bemutatja, hogy a szerző mit lát a legnagyobb kihívásnak a digitális megőrzésnek napjainkban, felsorolva a technikai, adminisztratív, logisztikai és jogi nézőpontokat.

Kihívások

Adatok mennyisége

A világ egyre inkább digitalizálódik, így egyre több adatforrást kell megőrizni. Például a tárolás, a letöltés és a folyamatos fenntartás költsége sokkal több, mint kevesebb adatmennyiségnél. Habár a tárolás egyre olcsóbb, ez nem jelenti, hogy minden fájl és minden verzió tárolva van. Ez egy sokkal összetettebb feladat nagyobb mennyiségű adatok esetén. Ez viszont megnövelheti az adatok elvesztését, amelyeket meg kellene őrizni azok történeti értékei miatt.

A nagy mennyiségű adatokat nem lehet egyenként kezelni, mint az analóg anyagok esetében. Az megőrzési módszerek alkalmazásakor a nagy mennyiségű adatok esetén világosan ki kell dolgozni a megőrző intézmény céljait. Ezzel a számítógépek teljesítménye és tárolási kapacitásuk kihasználtsága is növekszik. A megőrző intézménynek biztosítani kell az infrastruktúrát az adatok kibányászásához vagy kezeléséhez a már  meglévő digitális anyagok tekintetében. Az infrastruktúra ellátás életképes megoldást kínálhat az intézményeknek, de  fenntartása megnöveli a költségeket és az erőforrás-követelményeket. Növekvő adatmennyiség esetén a megőrző szoftverek és a tárolási rendszerek gyakran nem tudnak megbirkózni a nagy, több verzióban létező fájlokkal és azok mennyiségével. Ehhez új infrastruktúra és szoftverek kellenének.

Archiválhatóság

Az egyik legalapvetőbb kihívás az archiválásban annak meghatározása, hogy mit kellene  megőrizni. Nem lehet ugyanis mindent archiválni. Nem lehetséges, hogy teljes egészükben megőrizzünk anyagokat azok rossz állapotára, a biztonsági követelményekre vagy a kulturális jelentőségükre hivatkozva. Be kell látnunk, hogy a jövő ismeretlen, és azokról az anyagokról, amelyekről ma azt gondoljuk, hogy hiábavalók és hétköznapiak, az idők folyamán megváltozik a véleményünk. Viszont lehet, hogy olyan anyagokat őrzünk meg, amelyek idővel lényegtelenek lesznek. Lehet, hogy soha nem tudjuk meg, hogy mik azok, amelyeket elvesztettünk.

Sokféleség

A napjainkban létrejövő digitális anyagoknak valószínűleg több példánya van több verzióban több helyen, feltehetően számtalan fájlnévvel és fájlformátumban. Főleg jellemző ez a képekre és a videókra. A fotókat mobil eszközzel készítik, például automatikusan tárolják az iCloudban, a Facebookon, esetleg a Flickr-en vagy az Instagramon és később feltöltik a Google Képekhez. Ezek csak szeletei a lehetőségeknek. Legjobb lenne az eredeti fájlt megőrizni, de néha nem könnyű eldönteni, melyik fájl az eredeti. Egy rossz döntéssel a rossz minőségű képeket archiváljuk.

A videók és fényképek feltöltése külső oldalakra gyakran minőségvesztéssel jár. Ha ezeket a fájlokat továbbtöltjük más oldalakra, a minőség még tovább romolhat. Ez megint ezt a kérdést veti fel, hogy melyik fájlt válasszuk ki archiválásra. Hasonló kihívást jelentenek az intézményi repozitóriumok. A kutatási dokumentumokat több író feltöltheti különböző repozitóriumokba különböző verziókban. Ez a folyamat is adatvesztéssel járhat. A sokféleségnek is vannak előnyei: kisebb az esélye az anyagok elvesztésének, ha több másolat is létezik, habár rosszabb minőségben vagy kétes hitelességben.

Hardver és tárolás

Mint a szoftver, a hardver is hajlamos elavulni, de technikailag is meghibásodhat, amit okozhat a  helytelen tárolás, az elhanyagolás, a túl sok használat is. A digitális média, így a floppylemezek, az USB-k és merevlemezek sokkal sebezhetőbbek és gyorsabban avulnak, mint a hagyományos média, ez a szám 3-50 év lehet, míg a hagyományos dokumentumoknál ez 10-2200 év. 

Az adatok tárolása napjainkban egyre inkább felhőben történik. A harmadik félen keresztül megőrzött tételek számára nagyobb az  adatvesztés esélye, ha valami nem jól sikerül. Ráadásul a szerzői jog, a licencek, a biztonsági rés, és a magánadatok védelme is nagyobb veszélyben lehet a felhőalapú technológiával.

Szoftver

Az applikációk és az operációs rendszerek gyors fejlődése kihívást jelent a digitális megőrzés különböző szintjeire. A régebbi fájlok kompatibilitása nem mindig megfelelő az új szoftverek verzióival, az elavult szoftverek sokszor biztonsági sebezhetőséget jelentenek. 

Az ingyenes fájlformátumok könnyebbé teszik a szoftverek számára az ezekkel a formátumokkal való munkát, de sokszor nem pontosan felelnek meg a speciális fájloknak. Egy különös kihívás lehet itt, hogy az alapkód elérhetetlenné válik. Ez sokkal nehezebbé teszi a szoftverek jó működését az aktuális hardver vagy az operációs rendszer számára. Néha nem lehet online elérhetőséget biztosítani néhány digitalizált munkához, ez a hardver és a szoftver követelmények támogatásától függ. Ez azt jelenti, hogy az adott munka csak helyben a megőrző intézményben érhető el.

Fájlformátumok

A fájlformátumok már régóta a legnagyobb kockázatot jelentik a digitális megőrzésben. Ez nagyrészt a fájlformátum elérhetőségétől függ, ennek eredményeképpen a formátumok egyre több szoftver által támogatottak. A szabadalmaztatott fájlformátumok azonban továbbra is kihívást jelentenek, mivel sokszor kevésbé elérhetőek nyíltan. Ahhoz, hogy ezek a fájlok is elérhetőek maradjanak, a szoftvert is meg kell őrizni, ami több kérdést is felvet. Sok fájl eltér néhány vonatkozásban a hivatalos előírástól, így ha ezek elérhetőek is, nem biztos, hogy át lehet konvertálni az adott fájlt nyitott formátumba. Ráadásul nem minden fájlformátum alkalmas a hosszú távú megőrzésre. Néhány fájlformátum általánosan elfogadott archivált formátumnak, ilyen például a TIFF a képek esetében. Mivel ez a kérdés valószínűleg idővel megoldódik, a megőrző intézményeknek addig a legjobb döntéseket kell meghozniuk arról, hogy melyik megőrző fájlformátumot használják ilyen esetekben.

Metaadatok

A metaadat talán a legfontosabb szempont a digitális megőrzésnél. Az anyagok kevés metaadattal szinte megtalálhatatlanok, hitelességük igazolhatatlan és az összefüggésük/mondanivalójuk nem világos. A nem megfelelő vagy hiányos struktúrájú metaadat szintén befolyásolja a megőrzést.

Nagyon fontos, hogy összegyűjtsük a metaadatokat a létrehozás pillanatában, ha ez lehetséges, mert néhány összefüggés elveszhet idővel.  Néhány fájlformátum támogat beépített metaadatokat, például a TIFF és a PDF. Azonban néha csak a nagyon korlátozott leíró mezők támogatottak, így elképzelhető, hogy a metaadatok helytelenek vagy hiányosak. Főleg a PDF-ek tartalmaznak szegényes vagy pontatlanul beépített metaadatokat. A rossz metaadatok  megnehezítik a hosszú távú visszakeresést. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a fájlokban történő minden változás jól dokumentálva legyen metaadatokkal.

Jogszerűség

A digitális megőrzés felvet néhány összetett jogi kérdést, mégpedig az analóg anyagoknál jóval többet. Az analóg anyagok „tulajdonosa” az adott intézmény, míg a digitális anyagok esetében az intézményeknek csak hozzáférési joguk van. A jogok nem mindig tartanak lépést a fejlődő technológiával, ráadásul sokban függnek az adott országtól. Legtöbb esetben a digitális anyagok több szintű korlátozás alá esnek. A jogokat alkalmazhatják a másolás, tárolás, hozzáférés és az anyag módosításának korlátozásaira is. Ugyancsak különböző jogokat alkalmaznak a különböző típusú tömegkommunikációs eszközöknél (a honlapok nem mindig ugyanaz alá a jogszabály hatálya alá esnek, mint az elektronikus tartalmak). 

A digitális anyagok DRM védelem, vagy jelszó által védettek lehetnek. Ez nem csak a folyamatos hozzáférésnél jelent problémákat, hanem adott esetben egy harmadik fél sem tud hozzáférni a jövőben az anyagokhoz. Az összetettség és a jogi problémák miatt a digitális megőrzést végző szakembereknek szorosan együtt kell működniük az adott intézményben dolgozó jogi tanácsadóval, hogy a minimálisra csökkentsék a jogi kockázatokat, ugyanis ezek a legváratlanabb  helyeken merülhetnek fel.

Magánszféra

A megőrzésre kiválasztott anyagok tartalmazhatnak személyes és bizalmas információkat és a jogosulatlan kiadásuk jogi lépésekhez vezethet. Tehát a megőrzők számára fontos anonimizálni az  információkat,mielőtt elérhetővé teszik őket. Ez jelentheti a nevek és azonosító adatok kitakarását, vagy adatoktól függően azok generált nevekre való cseréjét (pl. Személy 1). Alternatív megoldásként a hozzáférések korlátozhatók, illetve jogi megállapodásokat lehet készíteni a szituációtól függően.

A közösségi média és online kommunikáció különösen nagy kihívást jelent az adatvédelem fenntartására. Sok ember, aki használja a közösségi médiát, nincs tisztában annak veszélyeivel. Például sok online beszélgetést lemásolhatnak más oldalak is. A bejegyzések harmadik fél által archiválódhatnak, a blogok és a Facebook bejegyzések akaratlanul is nyilvánossá válhatnak. Az adatok védelmének megoldása még nem teljesen kidolgozott.

Források

A megőrzés költségei nem csak az aktuális digitalizálást vonják maguk után, hanem a digitalizált anyagok  tárolását, az infrastruktúrát, a személyi erőforrásokat, a folyamatos karbantartást és ellenőrzést is. A digitalizált anyagok hozzáférésének biztosítása szintén költségekkel jár. A legtöbb intézmény korlátozott forrásokat tud a megőrzésre fordítani, így arra kell törekedni, hogy ezeket a leginkább költséghatékony és eredményes stratégiákra fordítsuk, mivel ezek eltérő erőforrásigényűek lehetnek. 

Az anyagok nem megőrzése is költségekkel jár: nem csak a potenciálisan értékes adat vagy a kulturális örökség veszik el, de esetleg magasabb költségeket társítani lehet a magas kockázaton kategorizált megőrzött termékekkel. Kiderülhet, hogy a megőrzésre irányuló erőfeszítések szükségtelenek és pazarlóak. Sajnos, a jövő nem mindig kiszámítható, így ez egy nehéz kérdés. A megőrzési programok kedvezményezettjei a jövő generációi, így egyre nehezebb a digitális megőrzéssel kapcsolatos kiadásokat előre igazolni, hiszen az előnyök nem azonnal lesznek nyilvánvalók.

Konklúzió

A digitális megőrzés kihívásaival nem csak az régebbi technológia foglalkozik, hanem a jelenlegi és a jövőbeni is. Ez a terület gyorsan fejlődik és a digitális anyagokkal kapcsolatos kérdéseket egymás mellett kell kezelni a kihívásokkal. Az egyik legnagyobb kihívás, hogy elkerüljük az idő, az energia és az anyagi források felesleges igénybe vételét. A fájlformátumok avulása nagy kérdést jelentett a múltban, de és a jelen és jövő technológiájában is.

Forrás: Bernadette Houghton: Preservation Challenges in the Digital Age. In: D-Lib Magazine. Volume 22, Number 7/8, July/August 2016.
(http://www.dlib.org/dlib/july16/houghton/07houghton.html)