Digitális archiválás és a könyvtárak

Napjaink digitális környezete

Madonna egyik leghíresebb számában azt énekelte, „we are living in a material world”, vagyis anyagi világban élünk. Ezen kijelentés akkoriban (1984) valóban helytálló volt, napjainkban azonban már hihetőbb dalszöveg lenne, hogy „we are living in a digital world”, információink ugyanis már javarészt digitális formában születnek meg; napi szinten hozunk létre digitális tartalmakat, e-maileket, sms-eket, hangüzeneteket, közösségi médiás „helyzetjelentéseket”, „tweeteket”, s különféle elektronikus dokumentumokat. 

Ezen digitális anyagok életünket a lehető legtöbb területen megkönnyítik, használatuk azonban, óriási mennyiségük és „törékenységük” miatt sokkal kockázatosabb, mint papír vagy analóg elődeiké, a fájlok ugyanis letörlődhetnek, az azokat tárolt merevlemezek, weboldalak összeomolhatnak, eltűnhetnek, a digitális archiválás - mely digitális anyagok mentéséből, archiválásból, s rendszerezéséből áll - tehát elengedhetetlenné vált napjainkra. 

Köszönhetően a digitális anyagok túlsúlyának, korábban már említett törékenységének, s annak, hogy manapság gyakorlatilag már mindenki épít (saját/szakmai) digitális gyűjteményeket, a könyvtárosok munkaköre ismét kibővült, a könyvtárhasználók etéren történő oktatása ugyanis a könyvtárak, s könyvtárosok vállára helyeződött, nekik ugyanis megvan hozzá a kellő tudásuk, hogy megtanítsák felhasználóikat arra, hogyan építsék, szervezzék saját vagy tudományos gyűjteményeiket, vagy éppen hogyan keressenek azokban.

De mit is tehetnek a könyvtárosok annak érdekében, hogy segítsék felhasználóikat digitális anyagik fenntartásában, szervezésében?

Tarthatnak workshop-okat!

Amikor digitális archiválási workshop-ot szervezünk, az első lépés, hogy meghatározzuk célközönségünket (egyetemi, tanult emberekkel lesz dolgunk, vagy „csak” egy közkönyvtár látogatóira számíthatunk?), s azt, hogy milyen anyagaik lesznek, melyet archiválni szeretnének. Az egyetemistákból álló közönség például dokumentumokat, prezentációkat, irodalomjegyzékeket, emaileket, videókat és audio anyagokat archiválna elsősorban. Kétségkívül lehet a közkönyvtár látogatóinak is hasonló archiválási igénye, rájuk azonban inkább a fotók, weboldalak, közösségi oldalak, zenék, videók, e-bookok archiválási szándéka lesz jellemző. Bár az archiválandó anyagok, az igények, a szükséges eszközök köre nagyban függ a workshop résztvevőinek összetételétől, annak alapelvei minden esetben azonosak maradnak.

Célközönségünk, s annak igényeinek meghatározása után következő lépésünk a „Honnan és mit?” kérdésre történő válaszadás. Ahogy azt már korábban is említettem, az emberek sokféle digitális anyaggal veszik körül magukat, melyek nagy valószínűséggel elszórva, különböző platformokon találhatók meg. Ezen platformok azonosítása, s annak eldöntése, hogy mit akarunk megtartani, mitől tudunk megválni, az egyszerűbb eligazodás érdekében kulcsfontosságú kérdések.

Természetesen az archivált anyagokat leírásukkal, osztályozásukkal együtt kell elmenteni, hogy azok később valóban visszakereshetőek, azonosíthatóak legyenek, ezért a negyedik lépés a szervezés, melynek során ki kell találnunk egy jó kartotékozási rendszert, mely lehetővé teszi az anyagok későbbi, egyszerű visszakereshetőségét. (Ezen lépés főleg a fotók archiválásának területén fontos.)

Fontos megállapítanunk azt is, hogy archiválandó digitális anyagaink hol találhatók; számítógépeken (asztali gépek, laptopok, tabletek), merevlemezeken, pendrive-okon, interneten (saját weboldalak, könyvjelzők, fotó megosztó oldalak, közösségi média, e-mail fiókok), telefonokon, kamerákon, CD-n, floppy lemezeken? A floppy-t még sokan felismerik, de floppy meghajtó már kevés számítógépben található, nem is beszlkve a különböző szalagos egységekről...

Ahogy felsorolásomból is látszik, vannak olyan hordozók, melyek már ma is elavultnak tekinthetők, az ezeken található anyagok megmentése pedig már sok esetben szakértőt igényelhet, mely igen költséges lehet.

A biztonság kedvéért a megőrzendő anyagokat többféle formátumban célszerű archiválni, s azokat érdemes különböző helyeken tárolni. Érdemes a másolatokból tartani egyet otthon, hisz bármikor szükség lehet rá, s minimum egyet máshol, például a munkahelyen, egy széfben. Természetesen a felhő alapú rendszerek használata ugyan olyan hatékony lehet, sőt. A felhő alapú rendszereknek rengeteg előnye van, azonban ezzel egyidejűleg hátrányai is érezhetők. Sokakban merül fel a kérdés, „Megbízható a szolgáltatás?” „A szolgáltatás évek múlva is üzemelni fog?” Ezen kérdések felmerülése nem alaptalan, a szkeptikusoknak azonban rendelkezésükre állnak olyan más tároló eszközök is, mint például a külső merevlemezek, pendrive-ok, CD.

Természetesen ezekről is elmondható, hogy megbízhatóságuk nem teljes, a pendriveot hamar elveszíthetjük, a CD-k idővel elavulhatnak, a weboldalaknak pedig a felhő alapú alkalmazásokhoz hasonlóan megkérdőjelezhető a biztonságuk, s igen drágák is lehetnek, de amíg az archiválás tökéletes módját fel nem találják, be kell érnünk ezen megoldásokkal.

A digitális anyagok mentésével és tárolásával az archiválás nem ér véget, gondoskodni kell ugyanis a létrejött dokumentumok menedzseléséről is, s azok évekkel később történő visszakereshetőségéről is. Ennek érdekében rendszeresen ellenőrizni kell, hogy eszközeink még korszerűek-e, s a rajtuk tárolt adatok használhatók-e. Természetesen annak mindig fennáll a veszélye, hogy elveszítjük digitális anyagainkat, azonban ha ezen felülvizsgálatokat megejtjük, hosszú-időre megőrizhetjük azokat az utókor számára.

Publikációk, tapasztalatok

Szerencsére az archiválás témakörében rengeteg publikáció látott már napvilágot, s több intézmény osztotta már meg tapasztalatait etéren, mely segítségünkre lehet saját workshop-unk megtervezése során. A legjobb kiindulópont talán a Library of Congress lehet, mely rendelkezik egy kifejezetten archiválással foglalkozó weboldallal is, melyen hasznos archiválási tippeket és handout-okat találhatunk.

Forrás:

Brown, Nathan: Helping Members of the Community Manage Their Digital Lives: Developing a Personal Digital Archiving Workshop In: D-Lib Magazine
URL: http://www.dlib.org/dlib/may15/brown/05brown.html