Az általam ismertetett cikk a könyvtárközi kölcsönzésben használt adatelemekről szól, illetve az adatok átviteléről. Napjainkban rengeteg új adat jelenik meg és az adatok tárolásához szükséges fájlok változnak, így az adatátvitelen is módosítani szükséges.
Általánosságban elmondható a könyvtárak között, hogy a könyvtárközi részlegeken
használt szoftverek elmaradnak a más területeken használt programokétól, így az
elemzések hatékonysága sem lesz a legújabb elvárásoknak megfelelő.
A tanulmányban az ILLiad szoftverről lesz szó, amit a legszélesebb körben
használnak a könyvtárak. Ebben a rendszerben számos olyan adatmező szerepel, amit
eredetileg postázási célokra fejlesztettek ki, nem pedig könyvtári folyamatok
elemzésére. Továbbá a hiányos bejegyzések rontják a statisztikai elemzések
hatékonyságát.
Az elemzéshez belső használatra létrehoztak egy egységes szókészletet. A tanulmányból
kiderül, hogy egy célzott adattisztítás megkönnyíti az elemzési folyamatokat.
Az
ILLiad szoftvert Virginia Tech fejlesztette ki 1999-ben. Használtak
szabadszöveges mezőket, amik nagymértékben benne maradtak a rendszerben, ez az
egyik hátránya a szoftvernek. A Colorado Egyetemen az ILLiad a központi
csomópont a campusok között. Az ILLiad-kérelmeket több rendszerrel is váltják,
többek között az OCLC WorldShare-rel, a Rapid-del, a DOCLINE-nal és az
RSCVD-vel. Ezek a rendszerek különböző módon készítik a jelentéseket.
Probléma
A rendszer egyik problémája, hogy szabadszöveges mezőket használ. A korábban rosszul felvett vagy hiányos adatok halmozódnak, így egyre nehezebb szétválasztani a kéréseket régiónként. Például régen nem használt rövidítések vagy üresen hagyott mezők a földrajzi helyeknél.
Módszertan
A
címek kezelése három szakaszban zajlott le: tisztítás, létrehozás,
csoportosítás. A tisztítás során kidolgoztak egy ellenőrzött szótárat és a
formázási szabályokat a már meglévő címadatokra. Egy mezőt arra használtak,
hogy a postai rövidítéseket tartalmazza. Létrehoztak belső használatra szánt
címeket. Ezekkel nyomon tudták követni a dokumentum a kérési folyamat melyik
szakaszában jár. A csoport funkciót ritkán használják, de érdemes megemlíteni.
A címrekordok megtisztítás után jobban kezelhetőek voltak, így egyszerűbben
ment csoportokat létrehozni. A csoportok a jelentésekben új paraméterként
szerepelnek.
Az
ötletek végrehajtásában figyelni kellett az adatokra és az emberekre is. A
munkafolyamat nem fejeződött be, a mai napig tart. Kezdetben a teljes címtárat
kivették. A rekordok megtisztítását beépítették a napi rutinfeladatok közé.
Könyvtárkezelő rendszerüket a Sierra-ról a FOLIO-ra állították át. Frissítették
az Inn Reach szoftvert. Az új felületen sokkal hatékonyabb a visszakeresés,
illetve a dokumentumok azonosítása.
A
címek kezeléséhez a háromlépcsős szakasz nem igényelt új szoftvert vagy új
programozási struktúrát, viszont a munka során erősödött az osztályok közötti kommunikáció.
A szabadszöveges mezők esetében minden egyes karakternek jelentősége van a
visszakereshetőségben. A cím adatokat évente felülvizsgálják. Így a
könyvtárközi kölcsönzéshez szükséges partnerkönyvtárak címadatai naprakészek.
forrás:
DOI azonosító: https://doi.org/10.23974/ijol.2025.vol10.4.569
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése